Importando empleados y vacaciones

2013-08-12

¿Cómo introducir en 23Robots los datos de vacaciones anteriores a usarlo?

Con cierta frecuencia nos llega una pregunta como la siguiente.

He estado probando 23Robots para llevar el control de las vacaciones de los empleados. Ya he añadido algunos empleados, y para cada uno de ellos he registrado las vacaciones que tenían aprobadas hasta ahora. El problema es que mi empresa tiene más de 200 empleados, así que introducirlos uno a uno junto con sus vacaciones en los formularios de vuestra web me llevaría demasiado tiempo. ¿Hay alguna otra forma, más rápida, de entrar todos mis datos?

Y la respuesta es que sí, puedes subir los datos de los empleados en un fichero Excel, y los de sus vacaciones en otro fichero Excel, sólo ten cuidado de haber configurado antes los parámetros de cálculo de vacaciones.

El proceso completo se puede resumir de la forma siguiente.

  1. Para cada ejercicio que tengas creado, revisa que todos sus parámetros están configurados en concordancia con tu empresa: número de días de vacaciones, definición de días hábiles y lista de días festivos.

  2. Si quieres registrar vacaciones anteriores al ejercicio actual, crea manualmente los ejercicios pasados correspondientes (por defecto, el sistema crea el ejercicio actual y los siguientes, pero no los anteriores).

  3. Rellena los datos de tus empleados en nuestra plantilla Excel y súbela a nuestro sistema.

  4. Si hay empleados con más días de los normales, hazlo constar en sus balances.

  5. Rellena los datos de las vacaciones de tus empleados en nuestra plantilla Excel y súbela.

A continuación, explicamos con detalle cada uno de estos puntos. Pero, antes de seguir, un consejo: te recomendamos que primero sigas todo el proceso con un número pequeño de empleados, cinco por ejemplo, y que si todo va bien lo repitas con el resto. Así estarás familiarizado con las consecuencias de cada paso antes de aplicarlo a tus 200 (o más) empleados.

Paso 1. Revisar la configuración

Antes de entrar datos en masa, es importante que te asegures de que los diversos parámetros de los cálculos de vacaciones están configurados en concordancia con la forma en la que trabaja tu empresa, porque hay muchas formas diferentes de calcular las vacaciones.

Hace sólo unos días publicamos una entrada sobre cómo configurar el cálculo de vacaciones que deberías consultar para asegurarte de que todo está como debiera.

Paso 2. Registrar ejercicios pasados

Como parte del proceso de alta en 23Robots, la aplicación crea el ejercicio en curso y el siguiente. Si quieres entrar vacaciones de ejercicios anteriores al actual, tendrás que registrar esos ejercicios primero.

Encontrarás un botón para añadir ejercicios pasados en la página de listado de ejercicios: AdministraciónEjerciciosConfigurar.

Paso 3. Importar empleados

Cuando el número de empleados a introducir en el sistema es alto, darlos de alta uno a uno con el formulario web se hace engorroso. Es mucho más cómodo entrar los datos en un fichero Excel e importarlo después.

  1. Haz clic en Empleados.

  2. Haz clic en Importar.

  3. Haz clic en Descargar plantilla.

  4. Rellena la plantilla con los datos de tus empleados.

  5. Sube el fichero usando el botón a la derecha del campo "Fichero Excel" y después haciendo clic en el botón Importar.

Ten en cuenta los apuntes siguientes.

  • Es probable que ya tengas un Excel con los datos de todos los empleados, o que los tengas dados de alta en algún otro sistema que te permita exportarlos a Excel.

    • Puedes usar la opción de copiar y pegar de Excel para rellenar la plantilla más rápidamente.

    • A nuestra aplicación no le importa el orden de las columnas en el Excel. Sí que le importa el texto de las cabeceras de la primera fila. Si el Excel que ya tienes contiene todos los datos pero en orden diferente, te bastará con renombrar las columnas de la primera fila.

  • Igual que cuando añades empleados con el formulario web, el sistema enviará un correo de bienvenida a cada empleado que se cree con la importación.

  • La operación de importar nunca borra empleados, aunque subas una hoja totalmente en blanco.

  • Si en el Excel figura un empleado que ya estaba en el sistema, al importarlo la aplicación no lo volverá a añadir, pero actualizará sus datos con los que figuren en la hoja. El único dato que no se puede actualizar de esta forma es el del correo electrónico: si cambias el correo electrónico en el Excel, el importador lo interpretará como un empleado nuevo.

Paso 4. Revisar los balances de los empleados

Cada vez que se registran vacaciones de un empleado el sistema comprueba que el balance del empleado tiene días disponibles suficientes: si no los tiene, rechaza la operación.

Por eso, antes de importar datos de vacaciones es útil asegurarse de que los días que constan en el sistema para cada empleado son los correctos. Si cuando importes las vacaciones en el paso siguiente a algún empleado no le llegasen los días, no pasa nada, el sistema te avisará. Pero te puedes ahorrar el error revisándolo antes.

Puedes usar la página de balances, en AdministraciónBalances para cotejar el número de días disponibles de cada empleado con los registros de tu empresa (anteriores a 23Robots). Si ves que los días de algún empleado no son los que debieran, puedes leer aquí como añadir o quitar los días que haga falta.

Paso 5. Importar las vacaciones

Y, finalmente, puedes entrar las vacaciones de los empleados. Puedes registrarlas una a una, con el formulario web, pero si son muchas es más cómodo usar un fichero Excel.

  1. Haz clic en Administración.

  2. Haz clic en Balances.

  3. Haz clic en Importar vacaciones.

  4. Haz clic en Descargar plantilla.

  5. Rellena la plantilla con los datos de las vacaciones. El formato es sencillo.

    • Hay una fila por cada empleado, identificado por su nombre y correo electrónico.

    • A la derecha del nombre y correo hay múltiples columnas, agrupadas de dos en dos, con las cabeceras "Primer día" y "Nº de días hábiles". Estas columnas se corresponden exactamente con los campos del formulario web para registrar o solicitar vacaciones.

    • No es obligatorio que rellenes las vacaciones de todos los empleados, puedes dejar en blanco todas las columnas de vacaciones que quieras.

    • A diferencia de la plantilla de empleados, no debes cambiar el orden de las columnas.

    • El sistema hará caso omiso de vacaciones que consten en el Excel y que ya estén en el sistema. Así que si decides hacer la importación en varios pasos no hace falta que borres del Excel las vacaciones que ya estaban en el sistema.

    • La operación de importar nunca borra vacaciones del sistema, aunque subas una hoja en blanco.

  6. Sube el fichero usando el botón a la derecha del campo "Fichero Excel" y después haciendo clic en el botón Importar.

Y ya estás. El sistema tiene ya todos los datos que necesita para llevar el control a partir de ahora. ¡Bienvenido!