Funcionamiento

Resumen

  • Control de vacaciones de los empleados centralizado, accesible en todo momento.
  • No requiere instalar nada en su ordenador o dispositivo móvil. Sólo hace falta un navegador web y acceso a Internet.
  • Notificaciones y alertas vía correo electrónico.
  • Integración con calendarios de terceros (Outlook, Exchange, Google Calendar, etc.)
  • Gestión integrada de días festivos.
  • Configuración de días hábiles para el cálculo de vacaciones en función del día de la semana y de los festivos.
  • Configuración de número de días de vacaciones en función del ejercicio y el empleado.
  • Soporte para organizaciones con múltiples sedes, y diferentes calendarios de festivos en cada sede.
  • Soporte para legislaciones donde el número de vacaciones cambia con la antigüedad de los empleados.
  • Importación/exportación de los datos desde/a ficheros Excel/texto.
  • Filtros de empleados configurables mediante etiquetas.
  • Transferencia de días sobrantes de un ejercicio al siguiente.

Solicitudes

Todos los empleados pueden solicitar vacaciones fácilmente, en menos de un minuto.

  1. El botón Solicitar vacaciones está situado en la pantalla de inicio de la aplicación.
  2. Al pulsar el botón, el sistema presenta un formulario para la solicitud. Basta con introducir el día en que quiere comenzar sus vacaciones, cuántos días quiere tomarse, y pulsar el botón Solicitar.

¡Y ya está! Inmediatamente, el sistema enviará varios correos electrónicos. Uno, avisando a la persona o personas que autorizan sus vacaciones de que tiene una solicitud pendiente. Otro, a usted con un acuse de recibo de su solicitud. Tan pronto como sus autorizadores tramiten su solicitud, el sistema le enviará otro correo electrónico con el resultado.

Autorizaciones

Los empleados pueden tener 0, 1 o 2 autorizadores. Para empleados sin autorizadores, el sistema da por aprobadas las solicitudes automáticamente.

Para empleados con 1 o 2 autorizadores, las solicitudes pasan por un proceso de aprobación.

  1. Tan pronto un empleado solicita vacaciones, los autorizadores reciben un correo electrónico con los datos de la solicitud.
  2. Cuando un autorizador se conecta a la aplicación, la lista de todas las solicitudes pendientes de tramitar está siempre visible en la pantalla de inicio.
  3. Pulsando el botón Ver ficha, el autorizador puede ver todos los detalles de la solicitud, y aprobarla o denegarla.

Cada vez que una solicitud es tramitada, el sistema envia un correo electrónico al solicitante informándole de si ha sido aprobada o denegada.

Calendario

El sistema mantiene el calendario de vacaciones de su organización siempre accesible y al día, accesible con un único clic.

Poner a disposición de todos sus empleados la información de quién trabaja y quién no facilitará la planificación y la comunicación dentro de su organización.

El sistema también permite gestionar la lista de días festivos, e integrarlos en el calendario de su organización. Sólo los administradores pueden añadir, editar y eliminar festivos.

Si su organización ya dispone de software o servicio de calendario (por ejemplo, vía Google Calendar, Outlook, Apple Calendar o Lotus Notes), el sistema permite integrarse con su calendario corporativo, de forma que las vacaciones queden reflejadas en los calendarios de cada empleado.

Días disponibles

El sistema mantiene siempre al día los balances de vacaciones de todos los empleados, incluyendo el detalle de ejercicios pasados.

Los empleados siempre pueden consultar el estado de su propio balance, incluyendo el histórico de ejercicios pasados. Los administradores pueden consultar los balances de todos los empleados de su organización.

El sistema es flexible y permite que los administradores ajusten ad hoc los días disponibles de cada empleado. Por ejemplo, porque algunos empleados tengan más días que otros, o porque algunos empleados ganen o pierdan días en un ejercicio en particular.

Para países en los que los empleados ganan días extra en función de su antigüedad en la organización el sistema dispone de un asistente que permite añadir días extra a múltiples empleados con un único clic.

Notificaciones y alertas

El sistema notifica por correo electrónico de todos los cambios relevantes en los balances de vacaciones: solicitudes, autorizaciones, cambios en el número de días de vacaciones, festivos, etc.

Además, para ayudar a los administradores de países cuya legislación modifica el número de días en función de la antigüedad, permite configurar el envío automático de avisos al administrador cuando la antigüedad de los empleados les proporciona días adicionales.

Días hábiles y festivos

En algunos países, sólo son hábiles los días laborables no festivos. En otros, todos los días excepto los festivos. En otros, todos los días, independientemente de si son laborables o festivos.

Además, no todas las empresas definen como laborables los mismos días. Muchas trabajan de lunes a viernes, pero no todas.

El sistema permite trabajar con cualquiera de estos escenarios: los administradores definen qué días se consideran hábiles para el cálculo de vacaciones.

Sedes múltiples

Las organizaciones con sede en más de una localidad tienen la peculiaridad de que los calendarios de los empleados dependen de la sede en la que están adscritos. Es típico por ejemplo que los días festivos cambien en función de la sede.

El sistema permite que los administradores definan cuantas sedes necesiten, cada una con su propio calendario de días festivos, número de días de vacaciones y definición de días hábiles.

Registros de auditoría

Todas las operaciones que afectan al balance de vacaciones de los empleados quedan registradas con la información de quién las realizó y cuándo.

Exportación de datos

El sistema permite que los administradores se descarguen los datos de empleados, días de vacaciones y balances en ficheros de texto plano.

Esto facilita integrar el sistema con aplicaciones de terceros, y permite migrar los datos a otros sistemas si se desea abandonar el servicio.

Importación de datos

El sistema permite que los administradores carguen los datos de empleados usando plantillas Excel.

Esta funcionalidad agiliza la creación inicial de todos los empleados en el sistema. También facilita actualizaciones en masa.