Integración automática de las vacaciones en el calendario de la empresa

2013-08-02

¿Sabías que puedes configurar 23Robots para que las vacaciones de los empleados se sincronicen con el calendario de tu empresa (o el de tu móvil)?

Aparte del tiempo ahorrado controlando las vacaciones, una de las características de 23Robots más valoradas es que proporciona un calendario con las vacaciones de todos los empleados: cada solicitud registrada, aprobada o cancelada se ve reflejada en el calendario de forma inmediata y automática. De hecho, la página de calendario es de las más consultadas por nuestros usuarios. El calendario es especialmente útil para aquellos entre cuyas funciones está la planificación del trabajo: saber quién estará trabajando y quién no es crucial para hacer cualquier estimación.

Hasta aquí todo bien. Pero se puede mejorar.

Muchas empresas tienen implantados sistemas de correo electrónico que incluyen gestión de calendario (como Microsoft Exchange, Google Calendar, o Lotus Notes). En vez de tener una agenda de papel, las citas y reuniones se marcan en el calendario. Además, suelen incluir opciones para que los empleados puedan compartir entre ellos sus agendas. Y se pueden integrar con móviles y tabletas, para disponer de toda esta información en todo momento.

Si tu empresa tiene un calendario corporativo, entonces es un poco engorroso tener dos calendarios. Uno, el de la empresa, con las reuniones y eventos, y otro, el de 23Robots, con las vacaciones. Sería mucho más cómodo que el calendario corporativo incluyese también las vacaciones.

Afortunadamente, configurar 23Robots para que se integre con tu calendario corporativo es muy fácil. Sólo tienes que pedir al administrador de la cuenta de tu empresa que active la opción de integración con calendarios externos. En cuanto lo haga el sistema se encargará de notificar las vacaciones usando invitaciones de calendario:

  • Cada vez que te aprueben una solicitud de vacaciones, recibirás una invitación a un evento de uno de nuestros robots, igual a las que recibes cuando un compañero te invita a una reunión. Sólo tienes que aceptar la invitación para que un evento de vacaciones quede marcado en tu calendario.

  • De igual forma, si te cancelan una solicitud que ya estaba autorizada, recibirás un mensaje conforme el evento ha sido cancelado, con lo que se borrará de tu calendario.

De esta forma, tendrás tus vacaciones disponibles en tu agenda. Y, si el calendario de tu empresa está configurado para compartir agendas, cuando tengas que planificar tareas podrás usar tu aplicación de calendario favorita para consultar la disponibilidad de los miembros de tu equipo.