El control de las vacaciones

2013-03-20

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Al principio todo parece sencillo. Al fin y al cabo, el proceso manual de control de vacaciones es fácil de explicar. Participan tres actores: un empleado (Enrique), su jefe (Julia), y recursos humanos (Raquel).

  1. Enrique le pregunta a Julia si puede tomarse una semana de vacaciones a partir del 10 de mayo.
  2. Julia consulta el plan de trabajo de Mayo y le responde que no hay problema.
  3. Julia comunica a Raquel que Enrique se irá una semana de vacaciones el 10 de mayo.
  4. Raquel apunta en el registro las vacaciones de Enrique, y de paso comprueba que le quedaban días suficientes para irse una semana.

Sí que parece sencillo. Excepto que, inevitablemente, surgen algunas complicaciones.

  1. Regularmente Raquel se encuentra teniendo que bucear entre sus correos, cotejando fechas arriba y abajo porque Enrique no está de acuerdo con el número de días que le dicen que le quedan. Unas veces pasa que Enrique no recuerda correctamente todo lo que pasó, otras que Julia se equivocó al comunicar los datos, otras que Raquel los transcribió mal. Incluso alguna vez Julia se olvida de comunicar vacaciones a Raquel.
  2. Julia no siempre recuerda con precisión quién estará de vacaciones cuándo. A veces toma decisiones pensando que Enrique estará disponible y luego resulta que no lo está.

Al cabo de cierto tiempo, estos problemas hacen que el proceso se complique.

  1. Invariablemente, llega el día en que Julia se da cuenta de que necesita saber quién de su equipo estará en la oficina y cuándo. Lo primero que se le ocurre es pedir a Raquel que le dé acceso al registro.
  2. A Raquel la sugerencia no le acaba de convencer. En parte porque el fichero Excel en el que lleva el control está pensado para que lo entienda ella, y no para que lo vea todo el mundo. Pero sobre todo porque no siempre está actualizado: rara vez recibe una comunicación de vacaciones en un momento libre, normalmente está haciendo otra cosa, así que va acumulando notas hasta que encuentra un hueco para pasarlas todas al registro. Pero acaba dándole a Julia el acceso.
  3. Al cabo de un tiempo Julia vuelve a encontrarse con la sorpresa de que Enrique no está disponible cuando ella creía que estaría. Raquel ya le avisó de que el registro no estaba siempre al día, pero no se esperaba que Raquel pudiese tardar tanto en actualizarlo.
  4. Finalmente, Julia se rinde a la evidencia de que ella necesita el registro siempre actualizado, y Raquel no. Así que decide llevar ella un registro propio, además del que lleva Raquel.

Después de unas semanas probando 23Robots, nuestros tres actores se dan cuenta de que la gestión de vacaciones es sencilla... cuando no se hace a mano.

  • Raquel agradece el tiempo ganado ahora que los balances de vacaciones se mantienen automáticamente, sin que ella tenga que intervenir en nada. Lo cierto es que tiene mejoras cosas que hacer que copiar fechas y números desde correos al Excel.
  • Julia por fin puede tener el calendario siempre al día de quién estará disponible y quién estará fuera (en la web e incluso en la agenda de su móvil). No depende de que Raquel tenga tiempo de actualizar el fichero.